Ein Anwalt oder anderer Bevollmächtigter muss seine Befugnis zur Entgegennahme sensibler Unterlagen nachvollziehbar darlegen können.
Was der Anwalt prüft
Geprüft werden Umfang, betroffener Patient und Zweck der Vollmacht. Eine eng gefasste Erklärung kann die Aktenbeschaffung ermöglichen, ohne sämtliche Gesundheitsdaten gegenüber unbestimmten Empfängern freizugeben. Bei Zweifeln an der Vertretungsmacht werden diese vor der Offenlegung geklärt.
- Vollmachtsumfang prüfen
- Adressat und Zeitraum bestimmen
- Identität nachvollziehbar belegen
Diese Unterlagen helfen
- Vollmacht
- Anforderungsschreiben
- Rückfragen der Einrichtung
Die Unterlagen sollten lesbar und zeitlich geordnet sein. Fehlende Dokumente und unsichere Erinnerungen bleiben ausdrücklich erkennbar. Für eine erste Kontaktaufnahme genügt eine knappe Beschreibung des Anliegens; die Übermittlung sensibler Akten wird anschließend abgestimmt.
Welches Ergebnis die Prüfung bringen kann
Die Unterlagen können einer berechtigten Person gezielt übermittelt und dem Mandat sicher zugeordnet werden.
Wichtig: Eine Vollmacht für eine andere Angelegenheit umfasst Gesundheitsunterlagen nicht zwingend.
Rechtlicher Rahmen
§ 630g BGB regelt die Einsicht in die vollständige Behandlungsakte und die Überlassung von Abschriften. Die erste Abschrift für den Patienten wird unentgeltlich bereitgestellt. Einschränkungen und Rechte nach dem Tod des Patienten sind gesondert geregelt. § 630f BGB betrifft die Führung und Aufbewahrung der Dokumentation. Die Aktenbeschaffung dient zunächst der Tatsachenklärung. Ob eine fehlende Aufzeichnung eine Beweisfolge nach § 630h BGB auslöst, hängt von der konkreten Maßnahme und ihrer Dokumentationspflicht ab.